Introdução
A conclusão da primeira edição da Seção NewsLab foi “… pelo exposto, fica claro que atualmente não basta simplesmente se formar e abrir um novo laboratório. Não existe mais espaço para a aventura, para o amadorismo na gestão destes negócios. Há sim, a imperiosa necessidade de gestões profissionais nos laboratórios. Se não formos competitivos, não sobreviveremos como empreendedores! É neste contexto que se insere a proposta desta nova seção da revista NewsLab: uma pequena colaboração para ajudar os gestores laboratoriais enfrentarem este grande desafio presente e futuro, não só da sobrevivência, mas de tornarem suas organizações competitivas e rentáveis! ” Cumprindo com o compromisso proposto, vamos falar de algo que efetivamente pode ajudar um grande número de gestores laboratoriais do País. Trata-se do software intitulado Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL, uma iniciativa inédita no setor, na medida em que não se trata unicamente de mais um sistema de informática para laboratórios. Ao contrário, ele não concorre com nenhum SIL, na medida em que não se propõe a executar as tarefas de cadastrar pacientes, exames, tempos de atendimento, entrega de resultados, interfaceamento, etc. Também não se propõe a concorrer com programas financeiros, fluxos de caixa, de logística (suprimentos, estoques, almoxarifado …), de controle da qualidade intrínseca (controles externos/internos), dentre outros. A proposta é viabilizar via internet, com baixo custo do aluguel de acesso, um software de contabilidade gerencial e de custos analítica e sintética, através de dois subsistemas: desempenho da produção e desempenho da organização. A contabilidade de custos pode ser dividida em contabilidade de custos sintética e contabilidade de custos analítica. A sintética visa ao registro e apuração das operações industriais. Estes registros consolidam e sintetizam o essencial resumido dos custos unitários calculados e detalhados na contabilidade de custos analítica. No caso do PPGL, o produto chamado de “Desempenho da organização” fica perfeitamente enquadrado na situação acima descrita. Já contabilidade de custos analítica objetiva detalhar a informação proveniente da transformação dos fatores (insumos) em produtos, o controle e a avaliação de desempenho de produtos, setores e operações (equipamentos).
Processo decisório
O processo decisório de um profissional consciente deve ser fundamentado em dados e fatos. A intuição será uma variável complementar. Aproximadamente setenta e cinco por cento das decisões médicas são baseadas em resultados de exames provenientes das análises clínicas. A importância destes exames fica evidente; então questionamos como os profissionais das análises clínicas tomam a importante decisão de assinar um exame? Somente com a segurança de um processo pré-analítico meticuloso e um analítico gerenciado por controles internos e externos que assegurem a precisão e a exatidão destes exames. Entretanto, é na fase final, pós-analítica, que acontece a verdadeira chancela do profissional para validar o exame, através da sua assinatura, certificando o resultado. E, como ocorre esta assinatura? Somente após, dentre outras providências, realizar anamnese, verificar resultados anteriores e, fundamentalmente, comparar os resultados obtidos com os respectivos valores de referência! Esta ação é determinante para a correta tomada de decisão em favor do paciente. Se assim é na área técnica que busca subsidiar o médico para salvar vidas, também deve ser na área da gestão organizacional, onde a vida a ser salva pelo gestor é a do próprio laboratório clínico. Este é o propósito essencial do Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL, que tem como visão aumentar a competitividade dos laboratórios clínicos do País, proporcionando uma justa remuneração aos seus acionistas. Comparando o PPGL com o macro processo que representa um laboratório clínico, veremos que o PPGL é suprido com os dados da organização, que devem ser os mais corretos possíveis, pois deles, como na fase pré-analítica, irá depender o resultado final. O programa em si representa a fase analítica, onde os dados (amostras dos pacientes) são processados, para após serem gerados laudos que finalmente serão assinados. Os laudos, neste caso, são todos os indicadores de desempenho (ID’s) resultantes, que devem ser analisados criticamente de forma sistêmica visando à tomada de providências em favor do laboratório clínico, que nesta situação, é o paciente. A análise crítica dos indicadores de desempenho representa a assinatura do laudo. E, como deve ser feita esta importante fase do processo de gestão laboratorial? De forma semelhante à área técnica, comparando com valores de referência pertinentes. E de onde obter estes valores de referência? Exatamente de um processo de benchmarking! Este processo é oriundo de um banco de dados de laboratórios clínicos do País, que serve de base para o programa. Então, de uma forma resumida é correto afirmar que a missão do PPGL é oferecer aos gestores dos laboratórios clínicos do País, um eficiente sistema de gestão com custo acessível. Ainda, esta é uma ferramenta basilar para a correta tomada de decisão fundamentada em comparações competitivas, influenciando de forma incisiva no incremento da lucratividade destes laboratórios clínicos, aumentando sua competitividade.
Produtos
Os produtos resultantes do PPGL são descritos a seguir:
Desempenho da produção:
- Cálculo dos custos de produção dos exames;
- Rentabilidade de parâmetros (Exames);
- Rentabilidade de clientes (Convênios);
- Rentabilidade de equipamentos;
- Rentabilidade de setores (Áreas);
- Teste em tempo real de tabelas de preços de exames;
- Comparação dinâmica de tabelas de preços entre clientes.
Desempenho da organização:
- Custos fixos, variáveis, receitas, indicadores de desempenho diversos – ID’s e ponto de equilíbrio;
- Análise cognitiva dos Indicadores de Desempenho (ID’s);
- Análise de negócios;
- Gestão de riscos.
- Análise da competitividade empresarial.
O conjunto de relatórios que compõe os produtos contempla integralmente o ciclo PDCA de gestão, do planejamento até a tomada de ações corretivas/preventivas. O diferencial deste sistema está na sua aplicação prática imediata, da análise de um investimento a viabilidade individual de um exame, com resultados aderentes a realidade objetiva dos fatos que se busca representar. Ainda, são dadas sugestões práticas de formas como o modelo pode auxiliar nas decisões de gestão na empresa.
Visão do PPGL
O Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL tem como visão aumentar a competitividade dos laboratórios clínicos do País, proporcionando uma justa remuneração aos seus acionistas.
Missão do PPGL
O Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL tem como missão oferecer aos gestores dos laboratórios clínicos do País, um eficiente sistema de gestão, com custo acessível, ferramenta basilar para a correta tomada de decisão fundamentada em comparações competitivas, influenciando de forma incisiva no incremento da lucratividade destes laboratórios, aumentando sua competitividade.
Objetivos do PPGL
O Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL tem os seguintes objetivos:
- Socialização de um sistema de gestão profissional para o mais amplo conjunto de laboratórios do País.
- Promoção de um sistema de comparação de desempenho, ou seja, resultados de gestão administrativa, entre os laboratórios participantes do programa, assegurando a mais absoluta confidencialidade das informações.
- Prover aos gestores dos laboratórios uma ferramenta de auxílio às decisões administrativas, proporcionando o devido controle dos processos organizacionais.
- Formação de um Banco de Dados, base das informações gerenciais de todo o sistema.
- Contribuir para a melhoria contínua dos processos de gestão administrativa pelo amplo acesso às informações do banco de dados.
- Implantar um sistema de indicadores padronizados em nível nacional.
- Estimular e capacitar os laboratórios para a utilização dos indicadores padronizados como ferramenta gerencial e criar referenciais adequados visando à execução de análises comparativas.
- Socializações das experiências bem sucedidas através de seminários periódicos entre os participantes do programa para disseminar as melhores práticas gerenciais.
- Estimular a pesquisa científica e produzir novos conhecimentos pela análise dos dados gerados pelo PPGL, desenvolvendo a especialidade das análises clínicas no propósito de acompanhar as necessidades da população para receber uma atenção primária de saúde com qualidade.
Conclusão
O software que originou o PPGL já foi implantado de forma presencial em dezenas de laboratórios clínicos no Brasil, com absoluto sucesso conforme atestam os seus clientes, e hoje está disponível via internet com custo de acesso viável para os pequenos e médios laboratórios de qualquer região do País, basta ter à disposição um ponto da web.
Boa sorte e sucesso!
*Humberto Façanha da Costa Filho – professor e engenheiro, atualmente é diretor da Unidos Consultoria e Treinamento e do Laboratório Unidos de Passo Fundo/RS, professor do Centro de Ensino e Pesquisa em Análises Clínicas (CEPAC) da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas (SBAC) e professor do Instituto Cenecista de Ensino Superior de Santo Ângelo (IESA), curso de Pós-Graduação em Análises Clínicas.
