SISTEMA DE BENCHMARKING – APOIO À DECISÃO em laboratórios

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Ressalto inicialmente dois fatos. PRIMEIRO: nos livros que escrevi e em outras publicações cunhei a expressão “Primeira disrupção”, vivenciada pelos laboratórios do Brasil. Digo que esta disrupção gerou um problema gigantesco sintetizado por: redução significativa da competitividade empresarial acompanhada pelo aumento no risco de insolvência dos laboratórios. As duas causas fundamentais disto são o excesso de capacidade produtiva instalada frente à demanda de exames e a socialização da medicina, dentre um conjunto de outras causas, que levaram, de uma forma geral, a uma queda brutal na precificação dos exames. SEGUNDO: em um artigo anterior escrevi que estamos vivendo, talvez os tempos mais difíceis desta geração, em função da COVID – 19. A luta é literalmente pela sobrevivência física e evitando a falência jurídica, contudo, creio que haverá mais falências do que falecidos. Não tem espaço para discussão moral: uma única vida perdida não tem preço que quantifique! Que isto fique bem claro. A proposta foi analisar os fatos e constatações na área econômica e financeira para os pequenos e médios laboratórios do País. O estudo levou em conta a “Margem líquida de lucro em relação à produção – MLL%”; os “Custos fixos – CF”; o “Lucro”; a “Margem de contribuição”; a “Produção” e, por fim, o “PRAZO DE RECUPERAÇÃO” do “shutdown econômico”.

RESULTADOS:

 

 

QUAIS AS PROVÁVEIS CONSEQUÊNCIAS?

1. Empobrecimento generalizado (pelo menos transitoriamente) dos laboratórios clínicos.
2. Queda na competitividade empresarial.
3. Aumento do risco de insolvência.
4. Aumento da ocorrência de inadimplências na cadeia produtiva das análises clínicas, impactando em todos os fornecedores de insumos: reagentes, controles, calibradores, equipamentos e afins (Câmara Brasileira de Diagnóstico Laboratorial – CBDL); laboratórios de apoio; prestadores de serviços terceirizados (Contadores etc.); Sindicatos; Sociedades Científicas (SBAC, SBPC) e, até mesmo, os Conselhos Profissionais. Ninguém escapará de compartilhar os prejuízos, pois toda a riqueza começa nos laboratórios, e como vimos, eles serão duramente atingidos.

Estes dois eventos históricos (a primeira disrupção e a COVID-19), denotam indubitavelmente, mais do que nunca será imprescindível que os pequenos e médios laboratórios adotem um sistema de gestão profissional. Não há mais espaço para amadorismo nos negócios na área das análises clínicas. O futuro destas organizações dependerá disto!

A IMPORTÂNCIA DOS PEQUENOS E MÉDIOS LABORATÓRIOS CLÍNICOS: não obstante ignorarmos o seu número exato no Brasil, podemos considerar de uma forma aproximada que é grande o contingente de pessoas que trabalham nos pequenos e médios laboratórios, os quais sabidamente são os que geram o maior número de empregos do setor no País (Entre empregados e familiares, estimamos um universo de 400.000 pessoas). Ainda, a grande capilaridade dos serviços de recepção e coleta, permite atender uma enorme população disseminada em grandes extensões territoriais, que sem os pequenos e médios laboratórios, certamente enfrentariam dificuldades quase intransponíveis para receberem atenção básica em saúde (estimamos em meio milhão de pessoas diariamente). Finalmente, segundo a literatura médica, “70% das decisões tomadas pelos profissionais de saúde, estão baseadas nos resultados dos exames laboratoriais, os quais fornecem informações que podem ser utilizadas para fins de diagnóstico e prognóstico, prevenção, grau de risco para determinadas doenças, definição de tratamentos e até mesmo, em alguns casos, evitar os que podem ser desnecessários”. Portanto, ajudar na sobrevivência destas pequenas e médias empresas é fundamental para a saúde pública. Com este objetivo é que desenvolvemos um sistema de gestão econômica acessível à estas organizações, que requer poucos dados de entrada, implantado à distância, sem custos e que fornece um conjunto de importantes informações para o auxilia às decisões dos gestores laboratoriais. Veja a seguir.

SISTEMA DE BENCHMARKING – APOIO À DECISÃO

A utilização de um Sistema de Apoio à Decisão (SAD) decorre, fundamentalmente, da competição cada vez maior entre as organizações, bem como da necessidade de obter de forma rápida, informações cruciais para a tomada de decisões. Um SAD é responsável por captar e elaborar informações contidas em uma base de dados, transformando-os em vantagem competitiva, pela tomada de decisões de forma inteligente. Com esta finalidade, desenvolvemos o SISTEMA DE BENCHMARKING – APOIO À DECISÃO, fundamentado em sólido banco de dados e um modelo analítico, contemplando de forma ampla a realidade dos laboratórios clínicos de pequeno e médio portes. O sistema gera informações vitais para o sucesso destas empresas, mediante inúmeras alternativas quantificadas de alocação dos recursos físicos, financeiros e humanos, para a obtenção dos melhores resultados organizacionais. Trata-se de SUPORTE CIENTÍFICO ÀS DECISÕES dos gestores laboratoriais.

Objetivo: disponibilizar uma ferramenta para a tomada prática e rápida de decisões com fundamento matemático, mediante um conjunto de produtos integrantes do método de gestão, agilizando a implantação das ações corretivas e preventivas visando aumentar a competitividade e reduzir o risco de insolvência dos laboratórios.

Produtos:

• Diagnóstico de problemas através da mensuração da competitividade e do risco de insolvência dos laboratórios clínicos. Isto somente é possível por meio de um PROCESSO EXCLUSIVO DE BENCHMARKING COMPETITIVO E DE COLABORAÇÃO com âmbito nacional.
• Análise das causas prováveis dos problemas identificados, também via processo de benchmarking competitivo e de colaboração com âmbito nacional, que estabelece valores referenciais (metas) de laboratórios do Brasil, para todos os indicadores de desempenho (ID’s).
• Informações para soluções dos problemas, geradas por meio de dezenas de análises qualitativas e quantitativas.

Generalidades: a base do sucesso do SISTEMA DE BENCHMARKING – APOIA À DECISÃO (SB – AD) é o seu banco de dados. Sem sombra de dúvidas, aqui a utilização do conceito de “Big data” é pertinente. Aproximadamente uma centena de laboratórios geram milhões de dados, envolvendo mais de trezentos indicadores de desempenho ao longo do tempo. Por sua vez, os indicadores são compostos de variáveis, que muitas vezes são constituídas de inúmeros componentes e assim sucessivamente numa progressão quase geométrica. Os produtos do sistema transformam este turbilhão de dados em informações rápidas e úteis para a tomada de decisão dos gestores laboratoriais.

Conceitos e objetivos: Benchmarking é um método de aprendizado que significa comparar-se e aprender com os melhores, adaptando as práticas e os resultados à realidade da organização, com melhorias significativas. De acordo com o Modelo de Excelência da Gestão (MEG)®, da FNQ, o benchmarking é uma importante ferramenta para a tomada de decisão das organizações, tema abordado no Fundamento Pensamento Sistêmico. Essa prática pode ajudar as organizações a definirem referenciais comparativos pertinentes, utilizando-os para avaliar sua competitividade em relação a outras organizações de referência, em indicadores importantes para o sucesso do negócio. Por que fazer benchmarking? A) Estimular a implantação de novas práticas e padrões a partir das melhores práticas; B) Estabelecer metas a partir dos melhores desempenhos; C) Apoiar o processo decisório, tornando-o mais robusto e sistêmico; D) Quebrar os paradigmas existentes, facilitando o processo de mudança.

O produto Sistema de Benchmarking – Apoio à Decisão é regido por quatro princípios: Reciprocidade; Analogia; Medição e Validade. Este método torna o produto justo, com comparações efetivas, confiáveis e pertinentes, portanto, válidas. Trata-se de um benchmarking competitivo, entretanto, de cooperação. Este é o seu grande diferencial, além do ineditismo dos seus indicadores de desempenho (ID’s). O produto abrange dezenas de ID’s contemplando: custos fixos (17); variáveis (8); ticket médio; grau de alavancagem operacional; produtividade dos colaboradores; produtividade dos custos fixos; produtividade dos custos variáveis; ponto de equilíbrio; custo percentual da força de trabalho; eficiência do modo de produzir; custo por exame; lucro por exame; margem de lucro por exame; margem de contribuição em reais e percentual; razão operacional, margem de segurança e matriz das perspectivas empresariais, dentre outros. O grande diferencial do produto é o Relatório de Gestão que o cliente recebe a primeira vez com uma análise dos ID’s, de forma sintética, detalhada, mensurada, comparada e criticada! Com base nesta demonstração, os gestores laboratoriais não têm nenhuma dificuldade em elaborar novos relatórios, a não ser tomar as ações corretivas e preventivas identificadas. Finalmente, todos os indicadores de desempenho são apresentados em valores absolutos e gráficos, sendo os desvios (deltas absolutos e %) calculados considerando as estatísticas do banco de dados. Consideramos este produto como sendo um sistema de gestão profissional, sintetizado na sua essência, não sendo mais possível produzir tanta informação importante, de forma fácil e rapidamente acessível aos gestores laboratoriais, com tão poucos dados de entrada. Nunca o apoio às decisões foi tão simples, completo, científico e acessível: identificação de problemas (diagnóstico) e análise de causas, proporcionando a visualização das ações corretivas e preventivas.

QUESTÕES FUNDAMENTAIS PARA OS GESTORES

Se o gestor do laboratório não souber responder estas questões, ele poderá até estar lucrando bem, entretanto, ainda assim, não controlará de forma adequada a empresa.

• Qual o nível de competitividade do laboratório comparado com a concorrência?
• Qual o grau do risco de insolvência da organização?
• Em que processos devem ser alocados os recursos físicos, financeiros e humanos para atingir metas desejadas?
• Com os recursos disponíveis quais os melhores resultados possíveis?
• Quais serão as margens de lucro e as rentabilidades do negócio para os mais diversos cenários de vendas?
• Qual o ponto de equilíbrio do laboratório?
• Em caso de expansão do laboratório ou ainda, da abertura de um novo negócio, que lucro esperar?
• Qual a forma e momento de mudar a operação do negócio?
• Quais as causas dos problemas econômicos do laboratório?
• Que ações corretivas e preventivas devem ser tomadas?
• Qual a repercussão no lucro do laboratório?

O SISTEMA DE BENCHMARKING – APOIO À DECISÃO responde todas estas questões!

Finalmente, recomendamos que se busquem informações sobre o nosso trabalho junto aos nossos clientes, pois são eles, em última análise, que tem autoridade para isto. Visitem o nosso site: www.unidosconsultoria.com.br

Efetivamente, o SISTEMA DE BENCHMARKING – APOIO À DECISÃO é um produto de TI que contribui de forma definitiva para auxiliar os gestores laboratoriais a tomarem as decisões mais assertivas na importante área econômica, que define não só a sobrevivência, mas os lucros no presente e no futuro. Não há alternativa honesta possível a não ser gestão baseada em evidências científicas. É o que oferecemos aos nossos clientes: gestão profissional para um futuro perene! Esperando termos contribuído para os negócios na área das análises clínicas, nos despedimos até a próxima edição da revista NewsLab.

Boa sorte e sucesso!

Humberto Façanha

51-99841-5153

humberto@unidosconsultoria.com.br

 

[Artigo disponível na íntegra na Revista Newslab Ed 160]