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Sistema de Apoio à Decisão – SAD para pequenos e médios laboratórios: uma necessidade cada vez maior para a gestão profissional | Newslab 148

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Por Humberto Façanha*

De uma forma geral, as dificuldades e os desafios empresariais, convergem para um problema capital, que de uma forma sintética pode ser anunciado como: redução da competitividade e aumento do risco de insolvência. Todos os demais problemas são causas secundárias que produzem uma queda da produtividade, gerando o verdadeiro problema. Um tema com tal relevância necessariamente deve ser considerado no âmbito do planejamento estratégico, onde as decisões são tipicamente não estruturadas e com ampla repercussão, necessitando de informações baseadas na inteligência interna e de negócios. Os laboratórios clínicos são organizações, portanto, inseridos neste contexto. Na busca de soluções, pesquisamos e até hoje não conseguimos encontrar (o que não significa que não exista) respostas quantificadas, mensuradas para a solução do problema, a não ser, é claro, vasta bibliografia sobre os aspectos teóricos da questão. Por decorrência, a Unidos Consultoria e Treinamento investigou e parametrizou, com base na pesquisa aplicada, envolvendo ciência matemática (estatística avançada, banco de dados) e tecnologia da informação, os fatores passíveis de influenciar na competitividade e no risco dos laboratórios clínicos e sua aplicação na construção do planejamento estratégico. Isto inclui a metrificação da própria competitividade e do risco. O objetivo contempla a formulação de um Sistema de Apoio à Decisão – SAD, com características preditivas, decorrentes de um modelo composto por funções de regressão. São pesquisadas causas externas (conjunturais) aos laboratórios, bem como motivos internos (estruturais), suas correlações e possíveis relações de causa e efeito. Ainda são produzidas análises das diversas situações encontradas, buscando além das respostas práticas e específicas inerentes a cada cliente (laboratório) de forma individualizada, conclusões com repercussões genéricas, caracterizando o objetivo maior e social, que é produzir novos conhecimentos sobre o assunto. A utilização de um Sistema de Apoio à Decisão (SAD) decorre, fundamentalmente, da competição cada vez maior entre as organizações, bem como da necessidade de obter de forma rápida, informações cruciais para a tomada de decisões. Um SAD é responsável por captar e elaborar informações contidas em uma base de dados, transformando-os em vantagem competitiva, pela tomada de decisões de forma inteligente. Com esta finalidade, desenvolvemos o Sistema de Apoio à Decisão Rápida e Inteligente (S. A. D. R. I.), composto por dois modelos: analítico e preditivo, que abordam em conjunto a perspectiva interna – estrutural – microeconômica e externa – conjuntural – macroeconômica, contemplando de forma ampla a realidade dos laboratórios clínicos de pequeno e médio portes.

O dashboard do S. A. D. R. I. contempla a súmula dos resultados do modelo analítico (estrutural) e do modelo preditivo (conjuntural e estrutural), envolvendo o DIAGNÓSTICO de problemas, identificação e análise de CAUSAS prováveis, e proposta de SOLUÇÕES (ações corretivas e preventivas).

Diagnóstico de problemas

Caros leitores, muito cuidado para não confundir causa com problema. Este é o efeito, a consequência. Então o maior problema que uma organização pode enfrentar é não ser competitiva e ter um grande risco de insolvência. Isto só pode ser constatado após calcular estas variáveis através de indicadores de desempenho e, tão ou mais importante que isto, compará-los com os concorrentes. A própria raiz do nome (Competitividade) remete para “competição”. E qualquer competição só existirá se houver comparações. Simples assim. Então, para o diagnóstico de problemas, usamos uma ferramenta, que é uma escala estatística, métrica e intervalar, com origem em quase uma centena de laboratórios clínicos, onde implantamos o Sistema de Gestão Custo Certo (SGCC), desenvolvido e registrado pela Unidos Consultoria. Este sistema permite a padronização da coleta de dados e a comparação dos resultados das variáveis (indicadores de desempenho) integrantes do estudo. As escalas para mensuração dos níveis destas variáveis, que possibilitam a classificação dos laboratórios, são estruturadas com base na realidade objetiva do universo pesquisado. O estudo envolveu laboratórios clínicos de quatro regiões do País durante um período de cinco anos. Com base nestes fundamentos, podemos calcular a competitividade e o risco de insolvência com uma forma padronizada de coleta dos dados, tornando os resultados comparáveis entre si.

Causas prováveis

As causas prováveis de eventuais problemas identificados, são decorrentes da comparação (competição) entre os valores dos indicadores de desempenho (drivers), que motivam, conduzem, geram, enfim, causam a competitividade e risco de insolvência (outcomes), com a média dos indicadores do segmento das análises clínicas. Estas médias fazem parte do banco de dados da Unidos Consultoria e materializam o processo de benchmarking, sem o qual, nenhuma avaliação de desempenho é possível. Fazendo um paralelo com o setor técnico da produção dos exames, seriam os valores de referência para cada analito. De que valeria produzir exames com a maior exatidão e precisão possíveis, se não houvessem os valores de referência (média estatística da população)? De que adiantaria, em termos de diagnóstico de uma patologia, informar ao médico que o resultado de uma dosagem de glicose foi 400 mg/dl, se não existissem valores referenciais para comparar? A situação é idêntica para os indicadores de desempenho da gestão, onde agora o paciente é o laboratório, os resultados dos exames são os valores dos indicadores, as referências advêm do processo de benchmarking oriundo do banco de dados e os médicos são os gestores laboratoriais. Estes, como os médicos, devem saber fazer o diagnóstico dos problemas no desempenho organizacional, identificar as prováveis causas e prescrever a terapêutica, ou seja, as ações corretivas.

Síntese das soluções

As ações corretivas e preventivas (Soluções do problema) são obtidas para cada simulação elaborada, sendo notificadas no dashboard. O conjunto destas ações é sumarizado em um local somente, facilitando sobremaneira a visualização e a tomada de decisões por parte dos gestores laboratoriais.


Referências sobre o método do SAD

Uma vez identificado e mensurado o problema, pesquisadas as causas e evidenciadas as ações corretivas e preventivas para as soluções dos problemas, estas deverão ser inseridas no planejamento estratégico do laboratório, com o objetivo final de elevar a organização a melhores níveis de competitividade e risco, desejados pela Direção da organização. Caros gestores laboratoriais, este é um momento de suma relevância, em que os senhores devem decidir qual o nível mínimo aceitável a ser adotado como meta empresarial. O emprego de um SAD, pressupõe um processo de modelagem analítica para explorar alternativas possíveis e obter as informações necessárias para apoiar os gestores na tomada de decisões. Esta abordagem analítica pode envolver diversos tipos de análises, tais como: análise supositiva, análise de sensibilidade, análise de busca de metas e análise de otimização. Utilizamos no S.A.D.R.I. as duas últimas citadas, pois são as mais adequadas para auxiliarem os gestores laboratoriais. A análise de busca de metas, estabelece meta para uma determinada variável e outras variáveis são alteradas de forma repetida, até que seja atingida a meta proposta. Por exemplo, vamos diminuir continuamente o GAO até que a competitividade seja classificada como “MUITO ALTA”. Já a análise de otimização, trata-se, por assim dizer, de uma abordagem mais complexa da análise de busca de metas, pois considera o efeito sinérgico de atuação oriundo de diversas variáveis. Dito de outra forma, para uma ou mais variável “target”, altera-se uma ou mais variáveis de forma repetida, considerando para cada uma, as limitações impostas pela realidade objetiva dos fatos, ou seja, os limites impostos pelo “mundo real”, até que sejam descobertos os melhores valores possíveis (otimizados) das variáveis “target”. De certa forma, busca-se uma “linha da fronteira ótima”, determinada pelos valores otimizados de cada variável, neste caso, as ditas independentes (mas passíveis de atuação gerencial), os quais produzirão os melhores resultados exequíveis para as variáveis dependentes. Por exemplo: qual a melhor classificação possível para a competitividade e o risco de insolvência, via aumento da produtividade dos custos fixos e variáveis, considerando que não podemos aumentar o valor médio dos exames? Fica evidente que a escolha mais otimizada a ser feita pelos gestores, complicou bastante. As possibilidades são inúmeras perante as combinações possíveis para definir a fronteira ótima que definirá o conjunto de ações a serem tomadas pelos gestores, para, matematicamente, obter o melhor resultado possível para o laboratório. Neste momento é que um Sistema de Apoio à Decisão (SAD), evidencia a sua aplicação, o seu valor, pois ele é feito exatamente para este objetivo: GERAR ALTERNATIVAS para produzir as informações necessárias aos executivos na tomada de decisões otimizadas matematicamente! E dentre estas, os gestores estarão capacitados para escolher as que sejam exequíveis na prática da rotina dos laboratórios. O SAD apoia as decisões, mas quem decidi sempre será o gestor, cabe a ele a responsabilidade indelegável decorrente da sua função e conhecimento dos fatos. Sua razão de ser é, sem dúvida nenhuma, de extrema importância para o gestor laboratorial, uma vez que lhe proporciona uma sólida base científica para auxílio no processo decisório da rotina do dia a dia e no planejamento estratégico da organização, tudo fundamentado em evidências, em fatos e dados.


Conclusão

Buscamos apresentar um sistema de apoio à decisão – SAD destinado aos pequenos e médios laboratórios, para simular alternativas de alocação de recursos físicos, financeiros e humanos, com o objetivo de atingir metas pré-definidas ou obter os resultados mais otimizados para as ações possíveis em função dos limites da atuação gerencial, impostos pela realidade objetiva da situação dos laboratórios. O SAD faz o diagnóstico dos problemas, identifica e mensura as prováveis causas, via um processo de benchmarking competitivo, com aproximadamente uma centena de laboratórios no País, para propor soluções. Estas são obtidas por meio de diversas simulações, sugeridas pelo próprio sistema. Entretanto, não existe limite para o número de simulações, ficando a critério dos gestores laboratoriais. Em síntese, o SAD auxilia os tomadores de decisões nos níveis estratégicos e táticos (decisões estruturadas e semiestruturadas), com informações baseadas em dados e fatos, oriundo de um grande banco de dados, minimizando a componente intuitiva em benefício da científica. O sistema por nós desenvolvido (S.A.D.R.I.), é uma solução de gestão profissional, onde o comando da organização, com esforço mínimo e resultado máximo, desvenda comodamente, os “mistérios” da gestão laboratorial, auxiliando DECISÕES HOJE PARA UM FUTURO INTELIGENTE!


 

*Humberto Façanha da Costa Filho – professor e engenheiro, atualmente é diretor da Unidos Consultoria e Treinamento e do Laboratório Unidos de Passo Fundo/RS, professor do Centro de Ensino e Pesquisa em Análises Clínicas (CEPAC) da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas (SBAC) e professor do Instituto Cenecista de Ensino Superior de Santo Ângelo (IESA), curso de Pós-Graduação em Análises Clínicas.

Contatos: (51) 9 9841-5153 / [email protected]

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