Os desafios da Engenharia Clínica em um Laboratório Clínico de grande porte
As manutenções preventivas e corretivas dos equipamentos de análises clínicas têm sido uma preocupação constante entre os gestores da área laboratorial, a fim de não causar impacto nos prazos de entregas dos resultados, ao mesmo tempo que a eficiência em custos e KPI´s do parque tecnológico, estão estreitamente ligados a nossa garantia de Qualidade, de ponta a ponta.
Segundo a literatura, 70% das decisões médicas são baseadas em resultados de exames de análises clínicas, logo, investimentos na área são vitais para diagnósticos com excelência. Para tanto, 5% do orçamento de qualquer instituição de saúde é voltada para o setor, assegurando que as entregas sejam realizadas no menor tempo, custo e com total qualidade. Para isso, precisamos contar primordialmente com um contrato de manutenção que atenda todas as nossas necessidades.
Realizamos a gestão da área de diagnóstico laboratorial de uma operadora de saúde que atua territorialmente nas 5 regiões do país e, ter um contrato de manutenção que atenda às metas das equipes foi um grande desafio.
Após uma avaliação profunda do parque de máquinas, percebemos a necessidade de atualizá-los, com isso, definimos um escopo dos serviços, em seguida, convidamos os grandes players do mercado e iniciamos as rodadas de negociações.
O processo de escolha foi muito acirrado, uma vez que as empresas eram equivalentes entre si e todos os detalhes avaliados viraram critérios de decisão.
Quando chegamos no item assistência técnica, percebemos que esse era o ponto mais crítico do nosso contrato, uma vez que nenhuma das empresas possuía assistência técnica disponível de norte a sul do país.
Iniciamos a discussão pelo SLA (service level agrement ou acordo de nível de serviço) que precisou ser separado nas seguintes etapas:
- 1º Atendimento telefônico
- 2 horas após abertura do chamado
- 2º Atendimento presencial
Nossa necessidade para atendimento presencial é de 4 horas, porém nenhuma das empresas concordou com esse prazo.
- 3 º Atendimento para troca de peças
Por entender que equipamentos de laboratórios hospitalares não podem ficar parados, o ideal era termos peças disponíveis, porém a maioria dos equipamentos são importados e não há garantia de peças a pronta entrega.
Decidimos então, nos precaver e contratar um Engenheiro clínico para nos ajudar nessas definições e este profissional deveria ser um representante do nosso time, que faria toda a gestão desse contrato e dentre as atribuições desse colaborador destacam-se:
1.Definição e acompanhamento de KPI’s
1.1 Produtividade por equipamento
1.2 Tempo de disponibilidade
1.3 Tempo de ociosidade
1.4 Eventos com impactos
1.5 Eventos por falha operacional
1.6 Treinamentos
- Planos de Contingência
- Aplicações de multas
- Acompanhamento dos chamados
- Validação das faturas de locação.
Com a aquisição de um Gestor de contrato em nossa equipe, as decisões se tornaram mais otimizadas e efetivas. Nos trazendo mais clareza das nossas necessidades e ações.
Assim, ficou estabelecido que:
O fornecedor deverá colocar backup dos equipamentos em todas as unidades hospitalares;
O pagamento do aluguel será feito parcial no caso de equipamentos parados;
Caso tenha algum custo decorrente de exames realizados em laboratórios de apoio o valor será descontado no valor da locação;
É de responsabilidade do contratado localizar, contratar e treinar equipes de assistência técnica em todos os locais em que tem equipamentos instalados em unidades da contratante;
SLA de 2 horas para atendimento telefônico;
SLA de 24 horas para atendimento presencial;
Após 1 ano, percebemos que mesmo dedicando atenção especial ao tema, ainda temos reflexos na operação devido a falha no funcionamento e não cumprimento do prazo em algumas regiões do país.
Reavaliamos o contrato com o intuito de melhorar estas metas e estamos projetando para o próximo ano, montar e treinar uma equipe de técnicos de engenharia clínica para assumir parte dessa gestão, ter atendimento 24 horas e redução dos custos, pois a engenharia clinica hoje representa 15% do nosso custo com o fornecedor.
Autor: Marcia Maria Ferreira Ribeiro, Biomédica, Diretora SADT – Hapvida Diagnósticos.
Referências:
BARBOSA, I.; 2007. Diálogo entre o médico e o laboratório. Disponível em:
http://www.sbpc.org.br/upload/conteudo/320070207151627.pdf.
BRASIL. ANVISA, 2001a – Agência de Vigilância Sanitária. Tecnovogilância – A Engenharia Clínica
como Estratégia na Gestão Hospitalar. Brasília: ANVISA, 2001a. Disponível em: http://
www.anvisa.gov.br/tecnovigilancia/capitulo4.pdf;
SBAC. SOCIEDADE BRASILEIRA DE ANÁLISES CLÍNICAS. ABNT/CB-36 Comitê
Brasileiro de Análises Clínicas e Diagnósticos in vitro. Secretarias Técnicas. Disponível em:
