O planejamento estratégico laboratorial envolve a definição clara de objetivos, metas e ações que direcionam a organização rumo ao cumprimento de sua missão.
Em um ambiente tão complexo e dinâmico como o da saúde, esse planejamento deve considerar não apenas os aspectos financeiros, mas também, a qualidade do atendimento, a segurança do paciente e a conformidade regulatória.
Diante de tal cenário, o gestor da instituição em questão não pode se dar ao luxo de tomar decisões ao acaso. Do contrário, suas escolhas poderão acarretar consequências negativas e comprometer, até mesmo, a possibilidade de operabilidade do laboratório.
Nesse caso, uma dúvida constante envolve a necessidade de “ferramentas-apoio”, que propiciem segurança para a tomada de passos ousados na gestão laboratorial.
Posto isto, muitas são as funcionalidades que poderão ser úteis na tomada de decisões assertivas para o laboratório.
Definição de ferramentas: Um jogo de estratégia
Partindo do pressuposto de que suas metas e objetivos já estão claramente traçados, o uso de ferramentas passa a figurar dentre as estratégias por meio das quais seus objetivos serão alcançados.
Porém, um passo anterior a isto, diz respeito a uma análise sincera, tanto de pontos fortes quanto fracos, bem como de boas oportunidades e ameaças inerentes à sua instituição.
Nesse caso, uma ferramenta preponderante na avaliação dos pontos citados acima é a denominada “Análise Swot”.
Para tanto, a metodologia avalia “Forças” (Strengths), “Fraquezas” (Weaknesses), “Oportunidades” (Opportunities) e “Ameaças” (Threats). Isto, por sua vez, permite o redirecionamento de ações com base em uma compreensão holística do cenário interno e externo.
Diante disso, é notório que uma análise efetiva não poderá partir de achismos e opiniões. O que nos leva ao uso combinado de duas ferramentas cujas funções se cruzam.
O Business Intelligence, tecnologia que utiliza dados brutos extraídos da própria base, traduzidos em informações visuais significativas, propicia um panorama de todos os setores da instituição a fim de possibilitar, desse modo, um respaldo para a tomada de decisões assertivas.
Ou seja, Análise Swot e Business Intelligence agem de maneira complementar para definição de uma estratégia ponderada.
BI e Análise SWOT: Dos processos ao financeiro
A ideia de combinação entre ferramenta e metodologia dando à luz a decisões assertivas em virtude de dados visíveis é genial, concorda?
No entanto, pode parecer extremamente ilusória, caso não seja exemplificada e, diante disso, apresento dois momentos (dentre os diversos) aos quais a aplicação de Análise Swot atrelada aos dados visualmente fornecidos por BI materializam decisões acertadas ao gestor:
Suponhamos que, entre 9h e 10h30, o Laboratório X enfrente dificuldades no suporte à quantidade de pessoas acumuladas na recepção.
Por meio da análise de Business Intelligence por hora, o laboratório identifica o volume e o gargalo que afeta o atendimento, além de apontar qual processo o gera:
Seria a falta de biomédicos para coletas? Ou a digitação manual dos dados dos pacientes estaria gerando um delay no atendimento?
Esses dados, por sua vez, serão analisados com o apoio do BI, permitindo aplicar a metodologia SWOT para identificar fraquezas, ameaças e oportunidades de melhoria.
Numa segunda análise, dentre tantas outras possibilidades, o BI pode ser utilizado para examinar o fluxo de caixa previsto, antecipando necessidades financeiras e alinhando investimentos estratégicos.
Desse modo, a partir da identificação de forças, fraquezas, ameaças e oportunidades, são tomadas decisões que garantem a sustentabilidade financeira e impulsionam o crescimento estratégico da organização.
Não obstante a isso, um gestor estratégico permanecerá atento às regulamentações em constante atualização.
Isto posto que, a RDC 786/2023, em vigor desde agosto do ano passado, ainda atravessa e derruba algumas instituições, em virtude da sua incompatibilidade com as demandas regulatórias.
Conformidade regulatória
A RDC 786/2023 abarca a implementação obrigatória de um Programa de Gestão da Qualidade completo, envolvendo, desse modo:
● Gerenciamento das tecnologias;
● Gerenciamento dos riscos;
● Gestão de documentos;
● Gestão de pessoal e de educação permanente dos profissionais;
● Gerenciamento dos Processos Operacionais;
● Gestão do Controle da Qualidade (GCQ).
Se faz notório, nesse sentido, que a conformidade regulatória é abarcada pelo planejamento estratégico, afinal, como operar em desacordo com as normas da vigilância sanitária?
Nesse sentido, é ideal que a ferramenta da sua escolha já venha com esse pacote completo, concorda?
E, para além disso, grande importância possui uma ferramenta que auxilie a sua instituição a permanecer constantemente atuante com os mais altos padrões de qualidade.
Por sua vez, no desejo de alcance destes níveis elevados, a conquista de acreditações, sejam quais forem, fornecem um selo de garantia, de que as suas operações caminham nas conformidades regulatórias.
Problemática: Interoperabilidade
Diante de todas as ferramentas e metodologias citadas acima, um questionamento surge no que diz respeito à interoperabilidade destas.
A sincronização de dados entre ferramentas se faz necessária, porém, problemática e, não obstante a isso, quantas ferramentas deverão ser utilizadas a fim de atender todas as necessidades da instituição?
Nesse caso, é importante destacar que uma única ferramenta é a sua necessidade e esta, por sua vez, opera com maestria em todos os âmbitos.
A Concent oferece interoperabilidade entre o software de Gestão Laboratorial (LIS) e a vertical de Gestão da Qualidade – Quaent, e, não obstante a isso, propicia dados precisos via Business Intelligence, ideais para aplicação da Análise SWOT.
Portanto, um planejamento estratégico, apesar de sua complexidade, não precisa ser complicado. Com o uso da ferramenta adequada, é possível otimizar o processo e garantir uma gestão eficiente.
